Depuis que le numérique a intégré notre quotidien, nos habitudes et les canaux de communication qu’on utilise ont changé eux aussi. Dorénavant, il nous est possible de notifier quelqu’un par le biais d’une lettre recommandée électronique (LRE). Et pour cela, il n’y a plus besoin du traditionnel passage obligatoire au bureau de la poste ! Vous souhaitez maîtriser les étapes d’envoi d’une LRE ? Suivez nos conseils que nous avons établis rien que pour vous !
Qu’est-ce qu’une lettre recommandée électronique ou LRE ?
La lettre recommandée électronique a exactement les mêmes caractères que la lettre recommandée papier avec accusé de réception. Cependant, elle est dématérialisée et son envoi coûte 2 à 5 fois moins cher que l’ancienne lettre recommandée. Au lieu de déposer votre courrier à la poste, vous passez donc par un opérateur certifié en ligne. Une fois votre lettre déposée, le destinataire est informé par le biais d’un email qu’il a une lettre recommandée électronique en attente. Plusieurs autres informations plus techniques relatives aux différentes réglementations en vigueur sur l’envoi recommandé électronique sont disponibles ici.
Comment envoyer une LRE ?
Pour pouvoir envoyer une lettre recommandée électronique selon les normes, il vous faudra passer par des opérateurs certifiés de service en ligne. L’envoi sera alors effectif après le remplissage d’un formulaire. Vous seront demandés vos coordonnées ainsi que ceux de votre destinataire (nom, prénoms, statut professionnel, adresse, email…). Vous déposerez ainsi votre lettre sous format électronique et il vous appartiendra de définir si vous souhaitez un avis de réception. D’autres points seront également définis lors de l’envoi, et ces points diffèrent selon le prestataire que vous choisissez :
- La forme de distribution souhaitée : par voie électronique ou sur support papier ;
- La garantie de sécurité ;
- La confidentialité et le temps d’archivages ;
- Les frais du service.
Comment se passe la réception d’une LRE ?
À la réception de la notification par email l’informant qu’il a une lettre recommandée électronique, le destinataire garde la liberté d’ignorer, d’accepter ou de refuser le courrier. Mais comme toutes lettres recommandées, l’identité de l’expéditeur ainsi que l’objet et le contenu de la lettre ne lui seront pas révélés avant son acceptation du courrier électronique. Dans le cas où il refuse le courrier, l’expéditeur recevra une preuve de refus. Dans le cas où le destinataire accepte la notification, l’opérateur lui adressera le contenu de la lettre de recommandation.
Lettre recommandée électronique : quelles sont les preuves générées par l’envoi ?
Pour plus de sécurité, nous vous conseillons fortement de confier vos envois recommandés électroniques à une plateforme certifiée. Selon les opérateurs, chaque envoi de lettre recommandée électronique générera alors des preuves que vous pourrez conserver et utiliser selon vos besoins. En général, vous recevrez :
- Une preuve d’envoi qui vous sera adressé à la notification de votre destinataire
- Un accusé de réception si votre destinataire accepte ;
- Une preuve de refus, s’il n’accepte pas le courrier ;
- Une preuve d’ignorance, s’il ne donne pas suite à la notification.
La valeur juridique d’une LRE
À part les avantages écologiques et économiques, les effets juridiques d’une lettre recommandée électronique s’avèrent plus probants qu’une lettre électronique postale. En effet, les plateformes professionnelles garantissent la certification de tous leurs envois par horodatage de sorte à éviter les fichiers corrompus ou sans pièce jointe. De plus, le consentement préalable recueilli auprès du destinataire constitue une attestation inopposable que la LRE lui a bien été délivrée.
