Dès lors qu’une société assure elle-même la tenue de sa comptabilité, elle doit enregistrer les pièces comptables. Ces dernières peuvent prendre de nombreuses formes en fonction de l’opération comptable réalisée. Face à cette abondance de formats, il s’avère parfois compliquer de classer ces pièces comptables. L’article suivant vous propose quelques idées pratiques vous aidant à gérer vos justificatifs comptables.
Distinguer les pièces comptables à classer
Durant le traitement classique des affaires administratives et comptables, la plupart des justificatifs sont enregistrés surtout les factures de ventes, les factures d’achats, les relevés bancaires, toutes les pièces d’opérations bancaires. Les bulletins de paie, les brouillards de caisse, les déclarations annuelles, les bordereaux de charges sociales ou encore les déclarations fiscales font aussi l’objet de cet enregistrement.
Pour l’entreprise, le fait de classer les pièces comptables présente un grand intérêt. Sans aucun doute, cela contribue à la bonne gestion des affaires d’une entité tout en limitant le risque de perte des données comptables.
Le classement des pièces comptables génère également un gain de temps important ce qui permet à un comptable à Ixelles de tomber facilement sur un dossier comme une facture clients ou fournisseurs.
Classer les justificatifs comptables en fonction de leurs formats
Le rangement des pièces comptables peut être accompli soit en format papier soit en format dématérialisé. Dans le premier cas, il convient de se servir de nombreux classeurs suivant les journaux comptables utilisés par la société. Au lieu de stocker ou d’archiver les données, il s’avère primordial de porter une attention particulière à chaque justification de peur d’altérer sa qualité et de limiter son accès. Si la structure tient par exemple un journal de banque, un journal d’achat et un journal de ventes, elle va, pour faciliter la vérification, utiliser trois classeurs différents.
Dans le second cas, toutes les données sont disponibles en version numérique. Elles sont stockées sur des espaces dédiés et fortement sécurisées. Pour éviter le risque de perte de données, l’entreprise doit se prémunir. Elle doit en effet sauvegarder certaines données comptables sur des disques durs externes. Cette technique permet aussi de protéger l’accès à ces données confidentielles. Toutefois, il est fortement conseillé de préserver les informations originales en format papier.
Ventiler les pièces comptables
Un bon classement permet à un expert en comptabilité à Ixelles de retrouver rapidement une pièce justificative seulement à partir du numéro qui lui a été donné dans la comptabilité. Dans ce cas, il est indispensable de ventiler tous les justificatifs en fonction de leur nature. Avant leur classement, ils peuvent être répartis par ordre chronologique croissant ou classés directement dans des classeurs dédiés après leur comptabilisation.
Le classement des données comptables par ordre chronologique rend le processus de saisie comptable rapide et simple.
Pour les entreprises autorisées à pratiquer une comptabilité propre à la trésorerie, leurs données comptables peuvent être conservées et agrafées derrière les relevés bancaires. Pour faciliter la conservation, il est préférable que chaque pièce est codifiée selon le mouvement bancaire effectué.
