La gestion électronique de documents (GED) et le système d’archivage électronique (SAE) représentent aujourd’hui des instruments indispensables pour optimiser la gestion numérique des informations en entreprise.
Les outils d’archivage électronique
Le SAE a pour objet d’assurer l’archivage numérique des documents de l’entreprise. Ce système sert à conserver les documents en respectant toutes les règles internes et les contraintes réglementaires relatives à ce type de stockage. Ainsi, chaque document est archivé selon des critères bien définis : le type auquel appartient le document concerné, la durée pendant laquelle l’entreprise le gardera, le type de personnes pouvant y accéder, etc. Grâce au SAE, les documents sont stockés de manière à rester en excellent état pendant longtemps.
Une fois dématérialisés, les documents papiers peuvent être intégralement conservés sans souffrir de la moindre altération. Au sein du système, ils ne sont plus modifiables et doivent répondre aux normes requises pour l’archivage des documents importants. Ils sont parfaitement en sécurité, et restent facilement identifiables. Au cas où l’on a besoin de restituer un fichier en particulier, il est possible de le retrouver en quelques minutes puisque le classement respecte une hiérarchie rigoureuse.
Les logiciels de gestion collaborative
Les outils de GED permettent d’organiser une gestion partagée des documents. Les informations sont échangées de manière fluide grâce à la mise en réseau des appareils et la mise en place de bases partagées. Ce principe a l’avantage de faciliter le maniement et l’utilisation des informations par différents collaborateurs à l’intérieur de l’entreprise. Il permet également de déterminer des flux de travail selon certains critères, notamment la validation par les métiers et la hiérarchie concernée.
Ces logiciels servent en premier lieu à numériser des documents et à les conserver ainsi qu’à créer plusieurs versions d’un même document selon les besoins des utilisateurs. Au cas où plusieurs personnes issues de départements différents doivent travailler sur un même document, l’outil GED permet d’instaurer un circuit collaboratif. Ainsi, chacun pourra modifier le document et disposer de la dernière version retouchée par les collègues. Lors de ces manipulations, le fichier va conserver les changements apportés ainsi que l’identité des collaborateurs qui ont effectué ces modifications. Le document final va donc comporter l’historique.
Ce flux va accélérer le traitement de chaque document, permettant à chaque métier d’apporter sa part sans engager des va et vient complexes. La validation s’effectue aussi plus rapidement. La version finale sera par la suite archivée en respectant les critères préétablis par l’entreprise et la législation en vigueur.
