L’organisation de tout évènement nécessite une bonne préparation. Pour ceux qui sont les plus habitués du domaine, les professionnels de l’évènementiel, cela peut relever d’une routine acquise grâce à de nombreuses années d’expérience. Mais si vous êtes à votre première organisation, vous aurez besoin de savoir comment procéder pour la réussite de l’évènement. Découvrez cinq étapes pour organiser un évènement professionnel réussi.
Définir le projet
Considérez l’évènement professionnel comme un projet et prenez le temps de le définir clairement et dans tous ses contours. De quel type d’évènement professionnel s’agit-il ? Quel est le nombre d’invités ? Quel est le jour et l’heure ? Y-a-t-il déjà des évènements similaires organisés dans l’entreprise pouvant servir de référence ? Quels sont les besoins financiers et quel est le budget concret alloué ? A la fin de tous ces questionnements, vous aurez une idée plus claire pour passer à l’action.
Former une équipe
En matière d’organisation d’évènement, il serait très imprudent de penser pouvoir tout organiser sans avoir besoin d’aide. Le responsable de l’organisation doit s’entourer d’une équipe ou d’un comité d’organisation. Chaque membre de ce comité aura un rôle précis à jouer selon ses compétences et expériences, et chacun devra rendre compte à chaque étape du processus de l’avancée du travail.
Choisir le lieu
Le cadre dans lequel va se dérouler l’évènement est certainement primordial. Le nombre d’invités vous guidera déjà sur la contenance de la salle à louer, et vous pourrez penser à réserver selon le jour et l’heure de la réunion. Il est crucial de visiter le lieu avant de se décider, pour éviter tout désagrément le jour de l’évènement. Des sites comme https://www.kactus.com vous aideront dans cette démarche pour trouver le lieu idéal pour votre évènement.
Choisir les prestataires
Si vous avez déjà du matériel disponible suffisant pour organiser l’évènement, ou si le matériel est fourni avec la salle, vous serez dégagé de prestataires sur ce point. Dans le cas contraire, il faudra rechercher un prestataire qui s’occupe de cet aspect.
Si votre évènement comportera une pause café, un cocktail, un déjeuner, ou s’il s’agit d’un diner d’affaires, faites une recherche sérieuse des traiteurs spécialisés dans ce genre d’évènements. A moins que vous ayez déjà un prestataire habituel, pensez également à demander une recommandation autour de vous ; cela vous évitera de vous plonger dans une recherche fastidieuse.
N’oubliez pas la décoration, la sonorisation, les documents à apprêter, les gadgets à commander, etc. Faites une check-list pour ne rien oublier, et distribuez surtout les rôles aux membres de votre comité d’organisation. Tenir des réunions régulières du comité d’organisation est indispensable pour évaluer le travail accompli.
Préparer un planning
Une dernière chose à ne pas oublier est le planning à suivre au cours de l’évènement. Le déroulement doit être bien ficelé au préalable pour que l’événement puisse se dérouler sans problèmes. Le programme, le chronogramme et toute autre disposition nécessaire à la bonne tenue de l’évènement doivent être préparés avant le jour j. Il y a toujours des imprévus dans toute organisation ; il faudra les prendre avec fair-play et surtout décider de les surmonter pour qu’au final, l’évènement soit une grande réussite.
